Blogit
Puheenjohtajalta  

Turha ja haitallinen

28.10.2015 klo 08:03
Kuva: Milo Savolainen
Kuva: Milo Savolainen

Osallistuin elokuussa Suomen nuorisojärjestöjen kattojärjestön Allianssin seminaariin, joka päätti reilun vuoden kestäneen Vetovoima-valmennuksen. Tässä Vetovoima-hankkeessa tutkittiin, olisiko nuorisojärjestöille hyötyä oman toimintansa kehittämisessä siitä, jos he saisivat avukseen ulkopuolisen, kokeneen sparraajan (eli eräänlaisen kouluttajan tai mentorin). Sparraajansa hankkeeseen osallistuneet nuorisojärjestöt saivat ilmaiseksi. Hankkeen tutkija Riikka Taavettikin on monille vanhemmille protuille tuttu yhdistyksemme ensimmäisenä järjestösihteerinä.

Protunkin olisi varmasti ollut hyvä hakeutua hankkeeseen sparrattavaksi. Valitettavasti hankkeen alkaessa keväällä 2014 ilmoittautumiseen oli annettu aikaa muistaakseni vain noin kuusi viikkoa. Se oli meille liian tiukka tahti oman kehitysprojektimme keksimiseen ja sen osallistujien valitsemiseen joukostamme. Joten emme hakeneet.

Toistan: Protulla ei ollut aikaa hyödyntää tarjottua ilmaista ammattilaisapua järjestön toiminnan kehittämisessä.

Miten meni noin niinku omasta mielestä?

 

Vetovoima-hankkeen päätösseminaarissa pääsin kuulemaan muiden järjestöjen kokemuksia saamansa sparrauksen hyödyistä. Avartavinta minulle oli seminaarissa vallinnut avoin ilmapiiri: Järjestöjen haasteet ja ongelmat myönnettiin kerrankin semiavoimesti ja niistä voitiin käydä yhdessä keskustelua. Vihreiden nuorten ja opiskelijoiden liiton ViNOn oppimiskokemukset hankkeesta herättelivät erityisesti: järjestö oli vuoden aikana tajunnut, että sen kannattaa lopettaa turhia paikallisjärjestöjään ja pudottaa ne vain epämuodollisiksi toimintaryhmiksi. Ja siitä ajatuksesta jopa tykättiin järjestön kentällä laajasti.

Olen itse sydämeltäni byrokraatti: tykkään Excelistä, pitkistä dokumenteista, tarkoista kirjallisista ohjeista, ohjesääntöön ja aiemmin pidettyjen kokousten asialistoihin viittaamisesta, jatkuvasta perustelujen vaatimisesta sekä pilkunviilauksesta. Johtamistapaani voisi ehkä jopa kuvata (hiukan ironisoiden) sanoilla management by miksi et ole lukenut liitettä?

Minulle byrokratia on ennen kaikkea oikeudenmukaisuudesta huolehtimista. Jos joku väittää jonkun säännön tai pykälän olevan hankaloittava, minusta pykälä olisi vain pitänyt tehdä paremmin. Säännöt on tehty sitä varten, että oikeudenmukaisuus toteutuisi myös niissä tilanteissa, joissa esimerkiksi jonkun rikkaus, ikä tai retorinen lahjakkuus saattaa muuten aiheuttaa epätasa-arvoista kohtelua.

Pragmaatikko sanoo, että kannattaa keskittyä ratkaisemaan olemassa olevia ongelmia eikä sellaisia, joita ei tosiasiassa ole. Kaltaiseni byrokraatti taas ajattelee, että parempi pelata varman päälle ja ratkaista samalla nekin. Suurin näkemyseromme kohdistunee tässä varmaan sanan ”samalla” määritelmään: kuinka pitkäkestoinen päätöksentekoprosessi on kulloinkin hyötyyn nähden mielekäs tai edes mahdollinen? Lapsi ja pesuvesi jne.

Järjestömme tarvitsee idealististen byrokraattien lisäksi näitä pragmaatikkoja, ja heitä onneksi ihan johtopaikoillammekin Protussa on, useita. Silti on myös tärkeää, että johdossa on myös minunlaisiani tyyppejä, jotka pitävät tarvittaessa terrierin raivolla kiinni toimintasuunnitelmassa sovituista toimenpiteistä ja niiden aikataulusta ja vaativat kunnianhimoa tunnelman lisäksi myös tuloksiin.

 

Miksi nyt sitten avauduin tästä ja miten tämä liittyy Vetovoima-hankkeen päätösseminaariin? Siksi, että kun seminaarissa lähdin jäsentämään omia ajatuksiani siitä, miten Protun organisaatiota pitäisi välttämättä kehittää, tajusin joutuvani luopumaan monista juuri minua itseäni erityisen paljon koukuttavista toimintamme osista. Ja palasesta rakasta byrokraattisydäntäni.

Vaikka nuorten kiinnostus järjestötoimintaa kohtaan on Suomessa edelleen korkea, 3/4 Suomen nykyisistä nuorista suhtautuu kuitenkin nihkeästi minkään järjestön jäseneksi liittymiseen. Jos järjestön muodollinen jäsenyys ei kerran tunnu itsessään motivoivalta, erilaiset muodolliset statukset eivät välttämättä myöskään toimi motivaattoreina järjestön sisällä.

Protu tekee valtavan hyvää ja tärkeää työtä, mutta jää hallintomme alla natisee ja säröilee uhkaavasti. Meillä on toiminnassamme liikaa kireyttä, liikaa väsymystä, liikaa töiden kasautumista harvojen harteille. Liikaa sovittuja hommia, jotka jäävät kesken. Liikaa epätäsmällisyyttä tehtävien sisällöissä ja ohjeistuksissa sekä liikaa vallankäyttöä, jonka sääntöpohjaisuudesta liian harva edes jaksa välittää.

Ja samalla meillä on liian vähän kivaa: leirien ja koulutusten ohella meillä on liian vähän aidosti mielenkiintoisia ja virkistäviä kaikille avoimia jäsentapahtumia ja -seminaareja.

 

Päädyin jäsentämään hahmottamani kehitystarpeet viiden otsikon alle:

1. Tehtävien uudelleenmäärittely sekä byrokratian keventäminen

  • Jaostoille pitää antaa jo ihan ohjesääntö- ja budjettitasolla nykyistä suurempaa vapautta tavoitteidensa hoitamiseen itselleen sopivalla tavalla. Kaikkien jaostojen ei tarvitse toimia yhteismitallisesti eikä kaikista jaostoista tarvita edes kokouspöytäkirjoja, kunhan tärkeistä asioista tallennetaan riittävä dokumentaatio ja arviointi. Esimerkiksi kokousruokailukulujakin olisi parempi vahtia lähinnä vain puolivuosittain. En jaksa uskoa, että jäsenistömme mielestä jaostolaistemme viihtyvyyteen haaskattaisiin nykyään ainakaan liikaa rahaa. Sen sijaan se, että esimerkiksi kokoukseen saisi välillä tilata pizzaa tai että kokousväki voisi kerran vuodessa jopa syödä ravintolassa, voisi vapauttaa jaostoa paremmin keskittymään ydintehtäväänsä. Kokouksiinkin on kivempi tulla, jos niitä ajattelee enemmän kivana tapahtumana eikä velvollisuutena.
  • Hallituksen päätöksentekoa pitäisi keventää ja entistä enemmän asiaa siirtää suoraan jaoston itsensä päätettäväksi. On ollut hyvä muutos, että nykyään hallitus ei enää vahvista ohjaaja- ja apparikoulutusten määriä. Jatkossa voitaisiin esimerkiksi antaa myös leirijaostolle lähes täysi vapaus itse päättää leirien määrät ja sijainnit (erikoisleirejä lukuun ottamatta, sillä niissä on kyse strategisista painotuksista). Riittäisi, että nämä asiat tuodaan hallitukselle vain tiedoksi-asioina, joista hallitus voi halutessaan keskustella mutta joista sen ei tarvitse. (Tässäkin pitäisi olla mahdollisuutta sopia eri käytäntöjä eri vuosille jaoston kulloisenkin tarpeen mukaan.)
  • Jaostojen kokoonpanojen päättämistä ei välttämättä tarvitsisi käsitellä hallituksessa kuin poikkeustapauksissa (esim. koulutusjaosto ja rekrytointiryhmä). Käytännössähän tästä pelisäännöstä joustetaan jo nyt paljon. Jaostojen jäsenten sitouttamiseen (ja aktiivirekrytointiin itsessään) kannattaisi panostaa enemmän muulla tapaa. Jaostonvetäjien nimittämisen toki pitää jatkossakin kuulua hallitukselle.
  • Hallituksen ydintehtävän pitäisi käytännössäkin olla yhdistyksen strategisten tavoitteiden linjaaminen ja tavoitteenasettelu ylipäätään, ei toiminnan vahtiminen. Kaikenlaista työn päällekkäisyyttä, joka ei tosissaan paranna työn laatua merkittävästi, pitäisi vähentää. Toisaalta kevennys vaatii myös paljon työtä sisäisen tiedonkulun parantamiseksi, koska muuten hallitus ei pysty olemaan kartalla jaostojen tunnelmista ja toiveista. Myös yleistä keskustelua siitä, kuka tosiasiassa Protussa kantaa mistäkin asiasta vastuun, olisi myös pakko käydä. Hallituksenkin täytyy voida luottaa, että vapaudesta ei seuraa eri aktiivien epätasa-arvoista kohtelua ja että yhdistyksessä noudatetaan sen omia sovittuja arvoja.

2. Jäsenistön ja aktiivien parempi osallistaminen strategiaan ja linjauksiin

  • Nykyisellään on jäänyt liiaksi hallituksen ja puheenjohtajiston tehtäväksi vahtia, noudatetaanko jaostoissa yhdessä sovittuja periaatteita tai edes toimintasuunnitelmaa. Tämä on saatava muutettua. Toimintasuunnitelman ja strategian pitäisi olla meille kaikille aktiiveille yhteisiä, tärkeitä työkaluja eikä vain hallituksen taustadokumentteja. Näiden aineistojen pitäisi olla inspiroivia – ei rasittavia tai sisäisen eliittimme hihaan piilotettuja ässiä.
  • Keskeistä on, että kun ensi vuonna tehdään uutta strategiaa, jaostoja ja jäseniä osallistetaan sen tekoon paljon laajemmin kuin aiemmin. Keskustelutilaisuuksia ja netin kyselylomakkeita yksittäisistä asiakohdista pitää olla useita ja eri aikaan vuotta. Keskustelutilaisuuksia pitää olla eri paikkakunnilla ja niihin pitää halukkaiden saada matkakorvaukset, jotta mahdollisimman monella olisi mahdollisuus osallistua niihin. Niitä pitää olla tarjolla sekä lyhyinä tilaisuuksina, jolloin kiireisetkin pääsevät mukaan, sekä pidempinä tilaisuuksina, jotta ohjelman ennakkovalmistelu ei rajoita liikaa osanottajien mahdollisuuksia nostaa esille kokonaan uusia näkökohtia.
  • Tärkeää on, että jäsenille tarjotaan mahdollisuus vaikuttaa myös strategian muotoon. Ei riitä, että ajatukset ja ideat taustalla on hyväksytetty jäsenillä, jos lopputuloksen kieli ja rakenne tuntuu jaostolaisista vieraalta ja kömpelöltä. Tai jos strategia on yksinkertaisesti tekstinä niin pitkä, ettei kukaan jaksa sitä käyttää.
  • Hallituksen pitäisi myös ensi vuonna koota paremmin yhteen käsitys siitä, mitä linjauksia meillä ylipäätään on ja mikä niiden keskinäinen suhde on sääntöhierarkiassamme. Isolta osin kyse on materiaalipankkimme epäkäytännöllisyydestä (ja tätähän ollaan korjaamassa ensi vuonna!), mutta kyse ei ole vain teknisestä ratkaisusta. Meidän pitäisi pystyä terävöittämään jaostolaisille ja jäsenille tarkemmin, missä asioissa meillä on jo valmiit pelisäännöt, joita tulee noudattaa, ja missä kysymyksissä jokaisella on enemmän tilaa tapauskohtaiselle harkinnalle. Ja samalla pitää huolehtia, että jäsenille tarjotaan kanava ja työkalut ilmoittaa, jos heidän mielestään jotakin pitäisi muuttaa.

3. Yleiskokousten roolin muuttaminen ja jäsenseminaarien kehittäminen

  • Nykyisellään liian suuri osa tärkeästä koko jäsenistön kuulemisesta kasvokkain tapahtuu vain virallisissa yleiskokouksissamme, kevät- ja syyskokouksissa. Vaikka onkin tärkeää, että aito päätöksenteko tapahtuu niissä eikä yleiskokouksista tule kumileimasimia, nämä tapahtumat eivät riitä jäsenkeskusteluillemme: kokoustilanne on kankea, väsynyt, liian lyhyt ja liian muodollinen. Tarvitsemme erillisiä jäsenseminaareja tai -foorumeja, joissa koko päivän ajan voitaisiin keskustella isolla porukalla siitä, miten Protua pitäisi kehittää, mitä asioita seuraavaan toimintasuunnitelmaan tai strategiaan pitäisi ottaa sekä kuulla mahdollisimman paljon hyviä uusia ideoita ihan mihin tahansa toimintaamme. Tarkoitus ei olisi lainkaan päättää seminaarissa mistään, ainoastaan kuulla näkemyksiä ja kerätä tietoa yleisistä fiiliksistä. Ohjelmaideoita voitaisiin kerätä kaikille avoimella kyselyllä esim. kolmen kuukauden ajan, minkä jälkeen seminaarin aiheiksi valitaan ehdotuksista suosituimmat.
    Tällainen seminaari olisi mielestäni parasta järjestää joskus elo-syyskuussa jonakin lauantaipäivänä, mutta periaatteessa myös purkajaisten sunnuntaipäiväkin voisi toimia – aikaa vain olisi paljon vähemmän ja ihmiset väsyneempiä. Millekään alkuvuodelle en tällaista vahvasti seuraavan vuoden toimintaan liittyvää sijoittaisi.
    Yleiskokousten osalta tämä luultavasti helpottaisi ja nopeuttaisi päätöksentekoa, kun iso osa, köh, kuumapäisimmistä jäsenistä ovat jo päässeet keskustelemaan asiasta aiemmin. Luultavasti yleiskokouksiin tuotavat esitykset olisivat sen johdosta myös paremmin valmisteltuja ja ottaisivat paremmin eri tavalla ajattelevat jäsenet huomioon.

4. Toiminnan muuttaminen ketterämmäksi

  • Haaveilen siitä, että esimerkiksi kv-toiminnalle ja tiedotusjaostolle annettaisiin vuosittain kiinteä summa jotain ylimääräistä rahoitusta, jonka (lähes) ainoana käyttöehtona olisi, että sitä ei saa käyttää kuin johonkin ihan uuteen juttuun. Olisi hienoa, että jos kv-jaostolle tulisi odottamaton yhteydenotto ja yhteistyötarjous esimerkiksi Iso-Britanniasta, jaosto voisi saman tien varata lentoliput tapaamiseen. Ja että tiedotusjaosto voisi surutta buukata meille ständin uudelta festarilta tai ostaa kokeiluluontoisesti mainostilaa esim. Instagramista tai Demi-lehdestä.
    Mutta oli meillä sitten mahdollisuuksia antaa tähän ylimääräistä rahaa tai ei, kokeilemisen mahdollisuutta pitäisi tukea mahdollistamalla parempi jousto jaoston budjettiin. Samaten järjestöyhteistyötä esim. partioprotuleirin tai baskileirin kaltaisissa tilanteissa pitäisi tehdä ketterämmäksi. On ihan fiksua, että esimerkiksi baskileiri nähdään omana projektinaan, jolle on asetettu määrärahat, mutta onko todella tarpeen, että jos määräraha ollaan ylittämässä muutamalla sadalla eurolla, asiaa pohtii juuri hallitus?
    Mitä enemmän tällainen kokeilu ja ketteryys on mahdollistettu jo valmiiksi, sitä paremmin jaoston omat jäsenet ovat jo vuoden alkaessa varautuneet miettimään uusia ideoita ja reagoimaan tarjouksiin nopeasti. Jos taas viestinä on, että uudet ideat ovat poikkeus sovitusta ja niihin pitää pyytää erityislupaa, se torppaa monet suunnitelmat jo heti alkuunsa. Ylipäätään Protu tekee monia asioita tarpeettoman hitaasti.
  • Protun olisi myös hyvä pystyä rohkaisemaan jaostojaan lisäämään toimintaansa. Esimerkiksi uusia tapahtumia järjestetään Protussa aika vähän, koska olemme niin säikähtäneet matkakorvauskustannusten kasvua ja sitä, että päällekkäiset tapahtumat syövät toistensa osanottajamääriä. Huolet eivät ole aiheettomia, mutta niiden painoarvo on liian suuri. Protun pitäisi pikemminkin lisätä erilaisten protutapahtumien määrää ympäri vuoden, vaikka joka ikiselle viikonlopulle. Sen, pystyykö yhdistyksen puheenjohtaja osallistumaan ihan kaikkiin, ei pitäisi olla validi kriteeri. Tehtävämme on aikuistumiskoulutus, ja sitä voisi konkreettisesti toteuttaa huomattavasti laajemminkin kuin nyt. Tässä kehitystyössä tietysti olisi samalla keskeistä miettiä, mikä on Protun paikallistoiminnan haluttu rooli yhdistyksen täysi-ikäisille jäsenille.
  • Ketteryyden kääntöpuolena on tietysti se, että se lisää huomattavasti enemmän vastuuta nykyiselle taloushallinnolle, jonka pitäisi pystyä hyvinkin nopeasti huomaamaan, jos kustannukset alkavat vaarantaa budjetissa pysymisen. Toisaalta ideaalitapauksessa myös taloushallinnolle olisi varattu enemmän resursseja: esimerkiksi koko yllä olevaa ketteryyttä varten jokin määräraha, joka on varattu yhteensä muutamalle vuodelle. Talvk:lla olisi valtuudet nostaa rahoitusta kokeiluihin, jos sen mielestä on juuri tuon aiheen vuoksi perusteltua kutistaa samalla niiden rahoitusta seuraavalta parilta vuodelta.

5. Virkistäytymiseen panostaminen

  • Nykyinen Protun taloudellinen tuki jaostotoiminnan virkistäytymiseen, 25 euroa/hlö, on lähinnä kehno vitsi. Sillä summalla jaostolainen ei välttämättä edes syö ravintolassa, saati käy elokuvissa ja syö. Raha ei riitä teatteriesitykseen, ei konserttiin, ei Linnanmäellä käymiseen eikä matkaan toiselle paikkakunnalle kuin harvoin. Ei ihme, että Protun jaostot ovat alittaneet virkistäytymisbudjettinsa monta vuotta: ne eivät edes yritä käyttää sitä. Protun pitäisi joko selvästi nostaa virkistäytymisbudjettia tai sitten suoraan myöntää, että virkistäytymisen halutaan tapahtuvan omakustanteisesti. Itse kannatan ensimmäistä vaihtoehtoa. Kuten jo aiemmin kirjoitin, en jaksa uskoa, että jäsenistömme mielestä aktiivien hyvinvointiin törsättäisiin nykyään ainakaan liikaa rahaa.
  • Virkistysrahan lisäksi toivoisin, että muutaman vuoden sisällä Protu järjestäisi myös vuosittain jonkin kaikille aktiiveille yhteisen virkistäytymistapahtuman, millainen monilla muilla järjestöillä jo on. Siis jokin tilaisuus, juhla tai vaikka ulkomaanmatka, jonne osallistuisi vähintään lähemmäs sata sen vuoden jaostoaktiivia. Koulutusjaoston jo parin vuoden ajan järjestämät kouluttajakarkelot ovat olleet hyvä ja toimiva idea. Jotain samanlaista siis myös jaostolaisille mutta vielä suuremmassa mittakaavassa. Ja miksei myös leiritiimeille: mitä jos tulevaisuudessa purkajaislauantai päättyisi kaikille (ilmoittautuneille) tiimiläisille järjestettävään juhlaillalliseen? Parhaimmillaan isot juhlat myös tutustuttaisivat ihmisiä toisiinsa ja lisäisivät yhteisöllisyyttä.
  • Yleisesti ottaen aktiivien viihtyvyyteen ja kiittämiseen pitäisi meillä panostaa nykyistä enemmän ja se pitäisi nostaa selkeäksi, tärkeäksi toimenpiteeksi jokaista vuotta suunniteltaessa. Se ei voi olla vain aktiivien ”ohjaamisen ja tukemisen” sivujuonne. Mutta toki jo Protun edellisestä strategista löytyvän arvon pitää toteutua siinäkin: Protu-toiminnan palkitsevuus on ennen kaikkea sosiaalista palkitsevuutta, ei rahaa.