Blogit
Puheenjohtajalta  

Mitä varten meillä on puheenjohtaja?

26.7.2016 klo 20:03
Kuva: Milo Savolainen
Kuva: Milo Savolainen

Olen toiminut Protun puheenjohtajana nyt 4,5 vuotta. Joitain asioita, kuten vuodenkierron ja kriittiset päivämäärät, opin nopeasti. Seuraavat vuodet menivät sen miettimiseen, miten toiminnan suunnittelua voitaisi tehdä entistä paremmin ja miten voisimme saavuttaa entistä enemmän. Viimeisen vuoden ajan olen yrittänyt oppia pääsemään entistä paremmin toisten aktiiviemme pään sisään: miettiä, miten heitä saisi motivoitua ja tuettua tehtävissään paremmin.

Joka vuosi tavoitteeni on ollut vähentää omaa työmäärääni. Työmäärä ei kuitenkaan ole muuttunut mihinkään – aina löytyy jotakin uutta tarpeellista tehtävää. Jos ei mitään muuta, niin aina voi keskustella useampien jäsenten kanssa tai yrittää vahvistaa Protun yhteiskunnallisia verkostoja.

On kiehtovaa peilata omia toimintatapojamme siihen, miten yhdistyksen johtaminen on muissa järjestöissä toteutettu. Mitä varten meillä Protussa on puheenjohtaja, jolta tapaa mennä tehtäväänsä viikottain toistakymmentä tuntia työpäivän jälkeen ja joka tekee sen ilman mitään rahallista korvausta? Voisiko se olla toisin? Haluaisinko sen edes olevan toisin? Haluaisiko Protu sen olevan toisin?

Puheenjohtajan tehtävät

Järjestön puheenjohtajan (Protun kohdalla hallituksen puheenjohtajan) tehtävä tarkoittaa aina hieman eri asiaa eri järjestöille. Yhtäläisyydet eri järjestöjen puheenjohtajuuksien välillä johtuvat pitkälti yhdistyslaista mutta myös vakiintuneista käytännöistä, sillä pohjimmiltaanhan puheenjohtaja vastaa ihan kaikesta. Se kuitenkin vaihtelee järjestöittäin, mihin puheenjohtaja tosiasiassa käyttää eniten aikaansa. Monesti puheenjohtaja joutuu käyttämään aikaansa juuri siihen, mitä ei ole ennalta sovittu jollekin muulle tai missä asiassa yhdistyksellä on kulloinkin erityistä kehittymisen tarvetta.

Jos koko järjestökenttää miettii (tai ihan vaikka Protun 26-vuotista historiaa), niin aika vähän puheenjohtajalla on varaa sanoa, että jokin työ ”ei kuulu hänen hommiinsa”. Jos haluaa puheenjohtajaksi, on oman järjestön tarpeista syytä ottaa selvää, ennen kuin lähtee ehdolle.

Olenkin arvioinut, että oman Protun puheenjohtajuuteni perustehtävä koostuu seuraavasta neljästä osasta, jotka ovat alla tärkeysjärjestyksessä:
1. SÄÄNNÖT: Yhdistyksen sääntömääräiset ja muut pakottavat vastuut kuten avustushakemukset tulevat huolella hoidetuksi.
2. STRATEGINEN SUUNNITTELU: Toimintaa kehitetään ja viedään eteenpäin jatkuvasti eikä koskaan jymähdetä paikalleen.
3. TAKTIIKAN PARANTAMINEN: Toimintatapoja parannetaan jatkuvasti vahvistamalla toimivia toimintatapoja ja korjaamalla riskialttiita tai muuten ongelmallisia toimintatapoja. Puheenjohtajan rooli tässä on lähinnä auttaa näiden eri kohteiden tunnistamisessa ja niitä koskevien tavoitteiden määrittelyssä (mutta ei sanella, mikä toimintatapa saavuttaisi ne tavoitteet parhaiten).
4. HALLITUS JA PUHEENJOHTAJISTO: Puheenjohtajan vetämillä ryhmillä (hallituksella ja puheenjohtajistolla) on oltava riittävät toimintaedellytykset ryhminä, mm. motivaatio, ilmapiiri, yhteishenki ja asiantuntemus.

Vaikka nämä neljä kohtaa sinällään näyttävätkin ilmeisiltä, niiden järjestys tuossa perustuu siihen, millainen Protu on nimenomaan juuri nyt. Loppupäässä ovat hommat, joiden laatua voin parantaa omalla panoksellani, mutta jotka kyllä pysyisivät pystyssä ilman minuakin. Kärjessä taas ovat hommat, jotka voisivat Protussa aidosti vaarantua, jos jäisin odottamatta ratikan alle. (Näin siis työnjaostamme, ei mistään minun ”häikäisevästä lahjakkuudestani” johtuen.)

Tarkempi perustelu vaatii kuitenkin Protun organisaationa hiukan syvempää analysointia. Näin yleisesti voisi eritellä, että järjestön puheenjohtajan tehtävien sisältöön vaikuttavat ennen kaikkea järjestön organisaation rakenne, resurssien niukkuus, organisaation toimintakulttuurin ja menettelytapojen terveys sekä tietysti organisaation perustehtävä.

Protun organisaatio

Protun organisaation rakennetta määrittävät etenkin seuraavat tekijät: 1. Meillä valtaosa työstä, jopa hallinnon kriittisimmistä lakisääteisistä tehtävistä, tehdään vapaaehtoisvoimin. 2. Aktiivimme ovat pääasiassa nuoria ja pyrimme tietoisesti tarjoamaan heille tilaisuuksia kokeilla kokonaan uusia ja yhteiskunnassamme poikkeuksellisen vastuullisia tehtäviä. 3. Meillä on varsin vakiintunut laadukkaan itsenäisen työskentelyn mahdollistava leirienvedon työnjako.

Ensimmäisestä seikasta on tärkeää tiedostaa, että muutamasta toimistomme työntekijästä huolimatta Protulla ei ole minkäänlaista palkallista pää- tai edes järjestösihteeriä, joka päivätyönään huolehtisi päätösten toimeenpanosta ja paperisodasta ja jonka työn sisältö eläisi johdon kulloisenkin tarpeen mukaan. Meillä palkallisen henkilöstön tehtävät on aika tarkkaan määritetty, eikä kukaan meistä luottamushenkilöistä voi ilman huolellista periaatekeskustelua heitellä heille ylimääräisiä hommia (varsinkaan omilta harteiltaan).

Syy tähän löytyy toki tottumuksesta mutta myös periaatteistamme: kun meillä valtaa käyttävät pitkälti ne, jotka tekevät, jäsentemme tasapuolinen kohtelu toteutuu paremmin, kun kaikki pidetään keskenään samalla viivalla. Jos esimerkiksi puheenjohtajan työ olisi palkallinen tai jos puheenjohtajalla olisi henkilökohtainen ja hänen vapaasti käskytettävissään oleva apulainen tai sihteeri, menettäisimme jotakin yhteisöllisyytemme ytimestä.

Tästä käytännössä seuraa, että jos vapaaehtoiset eivät ehdi tai osaa suoriutua kaikesta tarpeellisesta, sitten kaikkea tarpeellista ei tehdä. Palkallinen henkilökunta toimii meillä harvoin vapaaehtoisten turvaverkkona odottamattomien haasteiden osalta. Tämä luonnollisesti asettaa myös suuria paineita sille, että vapaaehtoisten perehdytys ja heidän itseohjautuvuutensa varmasti toimivat.

Toiseksi: Se, että haluamme tarjota nuorille (ja miksei meille vähän vanhemmillekin) kokeilemisen ja oppimisen mahdollisuuksia, asettaa myös vaateita työn fiksulle organisoinnille. On tärkeää, että uudelle tekijälle vastuut annostellaan sopivissa palasissa, ja osa monimutkaisesta kokonaisuudesta jätetään kokeneempien harteille. Protussa – toisin kuin työelämässä – järjestys ei tosin mene niin, että ensiksi uusi appari keittää kahvia, vaan niin, että ensiksi uusi appari pääsee suunnittelemaan tavoitteet ja ohjelman ja vetämään niitä. Ja vasta sitten katsotaan, jos häneltä jäisi aikaa kahvinkeittoonkin. Sillä välin kahvinkeitto jää vanhoille ohjaajille. (Okei, kahvinkeitto oli ehkä vähän huono analogia. Leiritiimissä toki kaikki tekevät kaikkea, mutta erityisen tärkeää on, että kaikki pääsevät tekemään yhtä lailla sitä leirin kaikkein olennaisinta osaa.) Laajemmin Protussa tämä tarkoittaa myös sitä, että nimenomaan ne ikävät ja  byrokraattisimmat hommat pyritään siirtämään ruohonjuuritasolta pois hallinnolle eikä päinvastoin.

Vaikka näistä seuraakin, että puheenjohtajan on oltava valmis joustamaan ajallisesti ja tekemään muita tylsempiäkin juttuja, meillä on onneksi kohta kolme: leiritoimintamme toimii nykyään oikeasti todella hyvin. Meillä hyvien leirien tuottamisen ryhmät (rekryt, koulutusjaosto, kouluttajat, koulutettavat, leiritiimit, tukihenkilöt, tiedotusjaosto) ovat erittäin vakiintuneet ja sen johdosta hyvin itseohjautuvia. Vaikka (tai pikemminkin juuri siksi) tämä on yhdistyksemme toiminnan ydin, puheenjohtajan ja hallituksen ei tarvitse meillä koskaan menettää yöuniaan peläten, että kesän leirimme yleisesti ottaen saattaisivat epäonnistua. Eivät ne epäonnistu – meillä on niin vahva toiminnan konsepti ja tukeva jaostojen kehikko sen alla kannattelemassa sitä.

Leiritoimintamme ei toki ole ainoa meillä varsin vakaa ja kriittisiltä osin turvattu lohkomme. Käytännössä niin on koko jaostokenttämme. Samoin toimistomme sekä jaostolaistemme tukemisen ja ohjaamisen osuus työvaliokunnan työstä. Toki kaikkien näiden eteen tehdään vuosittain hiki hatussa töitä, ja osalla jaostoilla haasteet ovatkin helpompia kuin toisilla. Ja toki toimintatapoja pitää viilata jatkuvasti. Silti puheenjohtajan on Protussa helppo luottaa siihen, että mitään koko järjestön toimintakyvyn kannalta ratkaisevaa ongelmaa tai tekijäpulaa ei noilta lohkoilta liene luvassa, ellemme radikaalisti muuta toimintatapojamme.

Jonkin verran puheenjohtajan erityishuomiota vaativat talouden ja hallituksen päätösten toimeenpanemisen johtaminen. Näihin hommiin meillä on jo selkeät vastuutahot – talousvaliokunta ja työvaliokunta – ja niistä kummallakin oma vetäjänsä. Hallintomme rakenne on kuitenkin elänyt aikamoista turbulenssia läpi 2010-luvun, ja siksi kummankaan jaoston toimintakäytännöt eivät ole vielä täysin vakiintuneet. Siksi onkin tärkeää, että puheenjohtajalla on hyvä keskusteluyhteys kumpaankin ryhmään, ja aina muistetaan varmistaa, että kaikilla on yhteinen käsitys kunkin aihepiirin tavoitteista ja arvoista sekä siitä, millaista laatua, nopeutta tai tarkkuutta kulloinkin tarvitaan. Tämä ei tarkoita, että erimielisyyksissä juuri puheenjohtajan mielipiteen pitäisi voittaa. Isolta osinhan juuri talousvaliokunta ja työvaliokunta ovat ne tahot, jotka saavat aikaan sen, että hallituksen ja puheenjohtajan päätökset ylipäätään toteutuvat. Jos se kommunikaatio ei toimi, Protun vaaleilla valitun hallituksen työllä ei ole virkaa.

Protun resurssit

Vielä pari vuotta sitten Protu joutui syksyisin juustohöyläilemään budjettiaan oikein urakalla. Sittemmin tilanne on muuttunut. Moni lienee kuullut, että olemme paraikaa jopa perustamassa erillistä tukisäätiötä, jonka kautta sijoitamme viime vuosien ylijäämää lisätuottojen toivossa. Protu ei ole vieläkään suinkaan rikas ja varallisuutemme on edelleen pientä suhteessa kokonaiskuluihimme. Kuitenkin kuvaavaa on, että nykyään esimerkiksi toimiston palkallisten työtuntien kasvattamista rajoittavat meillä enemmän periaatteelliset kysymykset kuin suoranainen rahanpuute.

Tästä johtuen olen itse puheenjohtajana katsonut etenkin parina viime vuonna tarpeellisemmaksi keskittyä miettimään, miten voisimme tehdä rahoillamme mahdollisimman paljon hyvää, kuin satsaamaan mahdollisimman suureen säästämiseen ja talouskuriin. Esimerkiksi viestintäkoordinaattorin palkkaaminen oli hyvä veto. Toivon myös, että tälle vuodelle aiemmasta hieman nostetut jaostoaktiivien virkistäytymisbudjetit (nyt 35 e/hlö) helpottavat jaostojen virkistäytymismahdollisuuksia ja siten heidän jaksamistaankin yleisesti. Myös viime syksynä tekemämme päätös olla korottamatta leirimaksuja edes inflaation vertaa oli mielestäni tarpeellinen veto.

Protun toimintakulttuuri ja menettelytavat

Protun toimintakulttuuri ja menettelytavat (eli hienommin ilmaistuna prosessit) ovat meillä pääsääntöisesti kohtuullisen vakiintuneita ja turvattuja: leireille, kouluttajaksi, rekrytoijaksi ja useimpiin keskeisiin vapaaehtoistehtäviin on aina riittävästi mutta ei kuitenkaan kohtuuttomasti liikaa tunkua. Tehtävät ja niiden toteutustavat ovat ihmisistä kiinnostavia, ja riittävän monella on myös intoa itsenäisestikin käynnistää niiden suhteen erilaisia kehittämisprosesseja. Leiritiimien toiminnan suuri itsenäisyys leirin sisällön suhteen ei ole osoittanut ongelmia, vaan leireistä on tullut voittopuolisesti hyvää palautetta vuodesta toiseen.

Ongelmia on lähinnä osan jaosto- ja paikallistoiminnasta kanssa. Vaikka osaan jaostoista onkin suurta tunkua, monissa niistä osanottajien määrä vaihtelee vuosittain lähinnä tyydyttävän ja huolestuttavan pienen välillä. Lisäksi hallinnon yläpäässä hallituksessa, työvaliokunnassa, talousvaliokunnassa ja puheenjohtajistossa monille kertyy paljon ennakoimattomia lisätöitä ja työn luonne on enemmän päätöksentekokeskeistä kuin monissa jaostoissa. Osa hallinnon yläpäässä kokeekin tehtävänsä tärkeäksi mutta sen sisällön usein epämotivoivaksi ja kuormittavaksi. Myös yhdistyksemme sisäinen viestintä ja keskustelu sekä päätöksenteosta tiedottaminen voisivat sujua paremmin – tosin niitä ollaankin paraikaa kehittämässä.

Tästä pääsemmekin siihen, että puheenjohtajan tehtävänkuva ei ole tarkkaan rajattu. Ihmisten jaksaminen, työn tasainen ja fiksu jakautuminen sekä toimijoiden yleinen ilo ja motivaatio kuuluvat juuri puheenjohtajan työn ydinalueelle. Osa tästä on managerointia (menettelytapojen hallintaa ja kehittämistä) mutta valtaosa leadershipiä (ihmisten innostamista haluamaan osallistua menettelytapoihin). Juuri leadership on se, mikä usein (hiukan oikoen) käännetään suomeksi sanaksi johtajuus.

(Sivuhuomiona: Usein leadership-sanaan liitetään innostamisen sijaan enemmän ideointi- ja visiointikykyä sekä ymmärrystä asioiden tärkeysjärjestyksestä jne. Itse kuitenkin koen, että nuo yhteisön tarvitsemat syvemmät ymmärrykset ja ideat saavutetaan nimenomaan hyvällä manageroinnilla, jonka kautta tuotetaan yhteisön yhteisiä näkemyksiä. Leadershipin ytimessä on minusta nimenomaan se innostuksen ja oikeanlaisen tunnelman luominen.)

Protun perustehtävä

Toteuttaakseen perustehtäväänsä Protun pitää jatkuvasti tavoittaa uusia leiriläisiä. Kuitenkin tämän tiedotus- ja varainkeruutyön osuus on yhdistyksen johdon osalta pientä suhteessa siihen, kuinka paljon organisaation oman sisäisen työn sujumisesta ja ihmisten hyvinvoinnista täytyy huolehtia. Protu ei ole poliittinen järjestö eikä sen tarvitse erityisemmin keskittyä lainsäädäntötyöhön vaikuttamiseen tai muihin yhteiskunnallisiin toimijoihin.

Samalla Protun on kuitenkin oltava erityisen tietoinen siitä, mitä se on tekemässä ja miksi. Protussa on jatkuvasti päällä jännitettä sen osalta, saako toiminta rönsytä uusiin suuntiin, jos jotkut jäsenet haluavat uutta toimintaa ideoida, vai pitäisikö meidän pitää tiukemmin kiinni juuri leiritoimintaan keskittymisestä. Itse olenkin kokenut puheenjohtajana keskeiseksi, että olen perillä yhdistyksemme säännöistä, periaatteista, strategisista tavoitteista ja arvoista, ja tuon nimenomaan tätä laajempaa arvonäkökulmaa yhdistyksen päätöksentekoon. Hallituslaisten roolina puolestaan on haastaa näitä käsityksiäni.

 

Näistä kaikista seuraa se, että sääntömääräiset ja niihin rinnastettavat hommat eivät tapahdu Protussa automaattisesti, vaan vaativat nimenomaan asiat laaja-alaisesti tuntevalta luottamushenkilöjohdolta työtä. Periaatteessa mikään ei pakota, että sen johtomme edustajan tarvitsisi olla juuri puheenjohtaja, ja eihän puheenjohtaja todellakaan niitä nytkään yksin tee. Toisaalta vilpittömästi kuitenkin uskon, että oma vahva panokseni (ja vaatimukseni panostamisesta) esimerkiksi opetus- ja kulttuuriministeriön yleisavustuksen hakuun on ollut meille hyödyksi. Mutta Protussa puheenjohtajan pitää joka tapauksessa pitää sääntömääräisiä asioita tarkkaan silmällä, koska meillä ei ole siihen sovittuna ketään palkallistakaan henkilöä, jonka työtuntien määrän voisi luottaa riittävän siihen.

Strateginen puoli nousee listassa taktista puolta korkeammalle, koska nimenomaan strateginen johtaminen on hallituksen työn ytimessä – ja puheenjohtaja johtaa ensisijaisesti hallitusta. Taktiikkaamme johtamiseen eli operatiiviseen johtamiseen on sen sijaan meillä oma tehtävänimikkeensä: työvaliokunnan puheenjohtaja. Kuten jo aiemmin kirjoitin, puheenjohtajankin on hyvä osallistua keskusteluun menettelytavoistamme ja ”sparrata” niitä, mutta se ei tietenkään ole samalla lailla hänen työtään.

Tärkeysjärjestyksessä neljännelle sijalle jäi hallituksen ja puheenjohtajiston toimintakyvystä huolehtiminen. Sen jääminen listan häntäpäähän voi vaikuttaa teistä hassulta, sillä juuri näitä ryhmiähän puheenjohtaja suoraan johtaa ja heidän kanssaan viettää eniten aikaa. Syy on kuitenkin siinä, että ryhmätyöskentelyssä porukan innostaminen ja hyvän tunnelman luominen kuuluu kaikkien ryhmän jäsenten vastuulle, samoin osallistuminen käytännön järjestelyihin kuten kokousajoista sopimiseen. Etenkin hallitusvaalien kautta hallitukseen päätyneiltä aktiiveilta voi jopa erityistä, puheenjohtajasta riippumatonta vastuunottoa edellyttääkin. Sen sijaan yhdistyksen sääntöjen ja rahoituspohjan tunteminen sekä strategisen ajattelun ja taktiikan analysoinnin hallitseminen ovat sellaisia puolia, jotka vaativat suurempaa Protun tuntemusta ja ehkä muutenkin laajempaa kokemusta, jota ei voi jokaiselta hallituksen jäseneltä edellyttää. Tai jos voisi, meillä luultavasti olisi ollut tähän mennessä puheenjohtajavaaleissa aika paljon laajempi ehdokasasettelu.

Joku voi tietysti nähdä tässä johdonmukaisen kytköksen siihen, mitä alussa kirjoitin omasta oppimisestani puheenjohtajana ja missä järjestyksessä olen uusia asioita opetellut. Voi olla, että joku enemmän ryhmän vetämiseen suuntautunut puheenjohtaja olisi tehnyt asiat täysin päinvastaisessa prioriteettijärjestyksessä ja aloittanut ensin siitä, että hallituksessa ihmisillä on varmasti hauskaa.

Minun puheenjohtajakauteni päättyy puolentoista vuoden päästä. Silloin on uuden puheenjohtajan taas aika arvioida, missä kunnossa yhdistyksemme hänestä silloin on ja mihin asioihin yhdistyksemme hänen panostaan silloin kaikkein eniten tarvitsee. Protu ei ole koskaan valmis.